NUUKSIO MTB RY:N TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT JA REKISTERISELOSTEET

3.10.2021

Tietosuojakäytänteitä

Henkilötietoja sisältävät paperiset dokumentit

Henkilötietoja sisältäviä paperisia dokumentteja, kuten laskuja, säilytetään huolellisesti. Laskuja käsittelevät vain jaostojen ja tapahtumien vastuuhenkilöt, hallituksen jäsenet sekä taloudenhoitaja. Kun dokumentteja ei enää tarvita, niin ne tuhotaan asianmukaisesti. Kirjanpitoaineistot tuhotaan asianmukaisesti lainmukaisten säilytysaikojen päätyttyä.

Vaitiolovelvollisuus

Yhdistyksen hallituksen jäsenet ja muut vastuuhenkilöt ovat vaitiolovelvollisia käsiteltävistä henkilötiedoista.

Sähköpostien piilokopiot

Kun yhdistyksen vastuuhenkilöt lähettävät infosähköposteja ryhmille, joiden jäsenet eivät tunne toisiaan, niin viestit lähetetään piilokopioina – näin vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita.

Rekisteriselosteet

Rekisterinpitäjä

Nuuksio MTB ry

Yhteyshenkilö

Pasi Tenkanen, pasi piste tenkanen ät swinghill piste fi, 041 533 7399

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Osaa sähköisistä rekisteritiedoista säilytetään Googlen palvelussa. Google toimii näissä tapauksissa rekisteritietojen käsittelijänä. Google voi tallettaa tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on lainsäädännön mukaiset oikeudet saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa ja oikaista tietonsa, vaatia henkilötietojensa poistamista, rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Päivitykset rekisteriselosteissa

Tätä rekisteriselostetta päivitetään tarvittaessa. Mahdollinen uusi versio julkaistaan nettisivuilla välittömästi.

Rekisteri 1: Nuuksio MTB:n jäsenet ja jäsenrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin avulla ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä lakisääteisiä ja muita tarpeellisia tietoja. Tietojen avulla hoidetaan jäsenasioita, tiedotusta, laskutusta ja seuratuotteiden jakamista. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.

Käsiteltävät tiedot

henkilötiedot

○ yhdistyslain vaatima täydellinen nimi
○ syntymävuosi, sukupuoli, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

● jäsenyyteen liittyvät tiedot
- ○ jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden alkamisajankohta ja vuosittainen jäsenmaksumerkintä
- ○ yhdistyksen sähköpostilistan jäsenyys
● mahdolliset muut tiedot

○ hankitut seuratuotteet ja yhteistilaukset sekä niiden maksumerkinnät

Rekisterin tietojen alkuperä

Tiedot saadaan jäseniksi liittyviltä itseltään nettisivujen liittymislomakkeella. Tietoja voi päivittää nettisivujen muutoslomakkeella tai olemalla yhteydessä yhdistyksen jäsensihteeriin. Jäsenmaksutiedot päivittyvät rekisteriin automaattisesti tilisiirtoja ja tapahtumien korttimaksuja lukuun ottamatta.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Rekisterin suojaus

Sähköisen rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, jäsentilanteen seuraamiseksi ja jäsenmaksutilanteen päivittämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Jäsenmaksunsa maksamattomien ja eronneiden jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä seuraavan vuoden tammikuun alussa.

Yhteydenotot

Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä seuran rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Rekisteri 2: tapahtumiin ilmoittautuminen

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa ilmoittautuminen Nuuksio MTB:n tapahtumiin ja toimintoihin sekä niiden järjestäminen hallitusti ja turvallisesti..

Käsiteltävät tiedot

Tapahtumia varten kerätään yleensä vähintään seuraavat tiedot:

nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Tapahtuman luonteen vaatiessa voidaan kerätä myös seuraavia tietoja:

● osoite, syntymäaika ja sukupuoli sekä alle 18-vuotiaiden osalta huoltajan tiedot
● organisaatio, joukkue ja Nuuksio MTB:n jäsenyys
● ruokavalio, kokemus kyseisestä toiminnasta, mahdolliset ko. tapahtuman turvallisuuteen vaikuttavat
terveysseikat ja lähiomaisen yhteystiedot
● ko. tapahtuman maksutiedot sekä kilpailujen osalta sarjat ja sijoittumiset
● muut osallistujien itse antamat tiedot
Rekisterin tietojen alkuperä
Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään pääasiassa sähköisten lomakkeiden kautta. Maksutiedot päivitetään rekisteriin joko automaattisesti tai manuaalisesti. Kilpailuiden tulostiedot päivitetään sijoitusten perusteella.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin suojaus
Tiedot talletetaan pääasiassa sähköisesti yhdistyksen tietojärjestelmään. Sähköisen rekisterin käyttäminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Paperiset ilmoittautumislomakkeet ovat vain järjestäjien käytössä.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joille se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi sekä tapahtumien ilmoittautumis-, osallistumis-, maksu- ja tulostietojen tarkastamiseksi.
Tietojen säilytysaika
Retkien, kurssien ja vastaavien osalta tiedot poistetaan, kun ne eivät enää ole tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellisia. Kilpailuiden tulostiedot julkaistaan nettisivuilla pysyvästi.
Yhteydenodot

Ilmoittautuneilla on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

Rekisteri 4: yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä säilytetään Nuuksio MTB:n tarkoituksen ja pyöräilyn edistämisen kannalta keskeisten vaikuttajien, yhteistyökumppaneiden ja median edustajien tietoja. Käsittelyperusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi rekisteröidyn asema julkisyhteisöissä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa.

Käsiteltävät tiedot

Yhdistys käsittelee seuraavia yhteistyökumppaneiden, vaikuttajien ja median edustajien tietoja:

nimi

● työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero
● taustaorganisaatio ja tehtävänimike
Rekisterin tietojen alkuperä
Henkilötietoja kerätään julkisilta verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin suojaus
Tiedot on talletettu yhdistyksen sähköiseen tietojärjestelmään. Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joille se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi sekä kyseisten tietojen hyödyntämiseksi yhdistyksen toiminnassa.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyn asema on merkityksellinen yhdistyksen toiminnan kannalta.
Tietojen tarkastusoikeus
Ilmoittautuneilla on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

Rekisteri 5: vapaaehtoiset

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä säilytetään poliisin vaatimia tietoja yhdistyksen säännöllisesti järjestettävien isojen tapahtumien keskeisistä järjestäjistä eli järjestyksenvalvojista ja liikenteenohjaajista.

Käsiteltävät tiedot

● nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
● poliisin liikenteenohjaajien ja järjestyksenvalvojien rekisteröintiin vaatima henkilötunnus
● poliisin järjestyksenvalvojien rekisteröintiin vaatima järjestyksenvalvojakortin numero
Rekisterin tietojen alkuperä
Tiedot on saatu henkilöiltä itseltään.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja toiminnanjohtajalla.
Tietojen säilytysaika
Tiedot ovat rekisterissä enintään vuoden ajan eli seuraavan ison tapahtumakokonaisuuden järjestämiseen asti. Jos henkilö ei ole mukana seuraavan tapahtuman järjestelyissä, niin tiedot poistetaan rekisteristä.
Tietojen tarkastusoikeus ja yhteydenotot
Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

Rekisteri 6: työntekijät

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on yhdistyksen työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen hallinta yhdistyksen oikeuksien ja velvoitteiden hoitamiseksi työnantajana. Tietojen käsittely perustuu lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen sekä työsopimuksen täytäntöönpanoon.

Käsiteltävät tiedot

● nimi ja henkilötunnus
● puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
● työsuhteen alkamisaika, työsuhteen muoto ja tehtävänimike
● palkkatiedot ja maksetut kulukorvaukset
● tilinumero
● ammattiliiton jäsenyystiedot
● sairauspoissaolotiedot
● lähiomaisen nimi ja yhteystiedot
Rekisterin tietojen alkuperä
Tiedot on saatu henkilöiltä itseltään.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään työsuhteen ajan ja sen jälkeen tarvittavilta osin työsopimuslain edellyttämän ajan. Työtodistuksen antamista varten tarvittavat tiedot säilytetään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä. Muut kuin lainsäädännön perusteella säilytettävät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille veroviranomaisille, Kelalle, eläkevakuutusyhtiöille sekä työterveyshuoltopalveluita tarjoaville tahoille lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa. Yhdistys voi siirtää tietoja palkanlaskentapalveluita ja tilintarkastuspalveluita tarjoaville tahoille tai muille palveluntarjoajille henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen hallituksen jäsenillä, palkkoja maksavalla taholla ja mahdollisella toiminnanjohtajalla.
Tietojen tarkastusoikeus
Työntekijällä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

Jukka Vuorinen

Kuvat