NUUKSIO MTB RY:N TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT JA REKISTERISELOSTEET
3.10.2021
Tietosuojakäytänteitä
Henkilötietoja sisältävät paperiset dokumentit
Henkilötietoja sisältäviä paperisia dokumentteja, kuten laskuja, säilytetään huolellisesti. Laskuja käsittelevät vain jaostojen ja tapahtumien vastuuhenkilöt, hallituksen jäsenet sekä taloudenhoitaja. Kun dokumentteja ei enää tarvita, niin ne tuhotaan asianmukaisesti. Kirjanpitoaineistot tuhotaan asianmukaisesti lainmukaisten säilytysaikojen päätyttyä.
Vaitiolovelvollisuus
Yhdistyksen hallituksen jäsenet ja muut vastuuhenkilöt ovat vaitiolovelvollisia käsiteltävistä henkilötiedoista.
Sähköpostien piilokopiot
Kun yhdistyksen vastuuhenkilöt lähettävät infosähköposteja ryhmille, joiden jäsenet eivät tunne toisiaan, niin viestit lähetetään piilokopioina – näin vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita.
Rekisteriselosteet
Rekisterinpitäjä
Nuuksio MTB ry
Yhteyshenkilö
Pasi Tenkanen, pasi piste tenkanen ät swinghill piste fi, 041 533 7399
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Osaa sähköisistä rekisteritiedoista säilytetään Googlen palvelussa. Google toimii näissä tapauksissa rekisteritietojen käsittelijänä. Google voi tallettaa tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on lainsäädännön mukaiset oikeudet saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa ja oikaista tietonsa, vaatia henkilötietojensa poistamista, rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Päivitykset rekisteriselosteissa
Tätä rekisteriselostetta päivitetään tarvittaessa. Mahdollinen uusi versio julkaistaan nettisivuilla välittömästi.
Rekisteri 1: Nuuksio MTB:n jäsenet ja jäsenrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin avulla ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä lakisääteisiä ja muita tarpeellisia tietoja. Tietojen avulla hoidetaan jäsenasioita, tiedotusta, laskutusta ja seuratuotteiden jakamista. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.
Käsiteltävät tiedot
○ hankitut seuratuotteet ja yhteistilaukset sekä niiden maksumerkinnät
Rekisterin tietojen alkuperä
Tiedot saadaan jäseniksi liittyviltä itseltään nettisivujen liittymislomakkeella. Tietoja voi päivittää nettisivujen muutoslomakkeella tai olemalla yhteydessä yhdistyksen jäsensihteeriin. Jäsenmaksutiedot päivittyvät rekisteriin automaattisesti tilisiirtoja ja tapahtumien korttimaksuja lukuun ottamatta.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin suojaus
Sähköisen rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, jäsentilanteen seuraamiseksi ja jäsenmaksutilanteen päivittämiseksi.
Tietojen säilytysaika
Jäsenmaksunsa maksamattomien ja eronneiden jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä seuraavan vuoden tammikuun alussa.
Yhteydenotot
Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä seuran rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.
Rekisteri 2: tapahtumiin ilmoittautuminen
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa ilmoittautuminen Nuuksio MTB:n tapahtumiin ja toimintoihin sekä niiden järjestäminen hallitusti ja turvallisesti..
Käsiteltävät tiedot
Tapahtumia varten kerätään yleensä vähintään seuraavat tiedot:
Tapahtuman luonteen vaatiessa voidaan kerätä myös seuraavia tietoja:
Ilmoittautuneilla on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.
Rekisteri 4: yhteistyökumppanit ja sidosryhmät
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterissä säilytetään Nuuksio MTB:n tarkoituksen ja pyöräilyn edistämisen kannalta keskeisten vaikuttajien, yhteistyökumppaneiden ja median edustajien tietoja. Käsittelyperusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi rekisteröidyn asema julkisyhteisöissä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa.
Käsiteltävät tiedot
Yhdistys käsittelee seuraavia yhteistyökumppaneiden, vaikuttajien ja median edustajien tietoja:
Rekisteri 5: vapaaehtoiset
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterissä säilytetään poliisin vaatimia tietoja yhdistyksen säännöllisesti järjestettävien isojen tapahtumien keskeisistä järjestäjistä eli järjestyksenvalvojista ja liikenteenohjaajista.
Käsiteltävät tiedot
Rekisteri 6: työntekijät
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on yhdistyksen työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen hallinta yhdistyksen oikeuksien ja velvoitteiden hoitamiseksi työnantajana. Tietojen käsittely perustuu lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen sekä työsopimuksen täytäntöönpanoon.
Käsiteltävät tiedot
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on NUUKSIO MTB ry ja sen kotipaikka on Espoo
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää maastopyöräily Nuuksiossa sekä järjestään kilpailuja maastopyöräilyn eri lajeissa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
- järjestää harjoitus- ja valmennustilaisuuksia
- antaa tietopuolista opetusta
- toimeenpanee kilpailuja, näytöksiä, kursseja ja juhlia
- hankkii tarvittavia välineitä yhdistyksen käyttöön
- ylläpitää omia sosiaalisen median sivuja
- vaikuttaa kotipaikkakunnallaan liikunta- ja liikuntapaikkasuunnitteluun
- järjestää yhdistyksen tarkoitukseen liittyviä matkoja jäsenilleen
- osallistuu mahdollisuuksien mukaan jäsentensä välittömiin kilpailukustannuksiin.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan tarvittaessa asianomaisen luvan, toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia, omistaa toimintansa kannalta tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta, myydä mainostilaa ja solmia sponsorisopimuksia, harjoittaa anniskelutoimintaa järjestämiensä tilaisuuksien yhteydessä sekä tehdä pienimuotoista talkootyötä.
3. Jäsenet
Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Varsinaiset jäsenet hyväksyy hallitus, jonka jälkeen jäsen maksaa liittymis- ja vuosimaksun. Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.
Hallitus voi omalla harkinnallaan enemmistön päätöksellä erottaa jäsenen. Sääntöjen rikkominen johtaa jäsenen erottamiseen.
4. Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
5. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-8 muuta varsinaista jäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.
7. Tilikausi
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
8. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Vuosikokouksessa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille, valitaan puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet sekä valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa.
9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille sähköpostilla tai muulla sähköisellä viestintävälineellä.
10. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
11. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
Nuuksiio Bikepark || 040-541 8666 || bikepark@swinghill.fi